档案管理

 档案制度

电子公文归档管理办法

2011-4-10 10:27:24

一、为了加强对电子档案的归档管理,有效维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性,根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》和《河北省档案工作条例》,结合我公司实际,制定本办法。
二、本办法适用于我公司及各站、工区档案室。
三、电子公文,是指我单位利用计算机形成的,以数字形式存储于磁带、光盘、磁盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理并可在通讯网络上传输的公文。
四、电子公文归档,是指文书部门或业务部门将按规范程序形成的电子公文,按国家和省档案行政管理部门的要求向本单位档案部门移交的过程。电子公文归档管理应当遵循电子公文形成特点和规律,维护电子公文的真实性、完整性、安全性、和可识别性,便于电子公文的科学保管和长期有效利用。
五、归档电子公文,是指具有查考和利用价值,并按上述要求归档后作为档案保存的电子公文。
六、电子公文的收集方式:
电子档案的收集工作和纸质档案一样主要采用归档和接收两种方式,公司档案室将各部门具有查考利用价值的电子文件收集起来统一保存称为归档。收集方式有网络传输和介质(大容量存储器)接收两种方式。
七、归档范围、时间和保管期限          
凡是反映本机关工作活动,具有查考利用价值的电子文件都属于归档范围。电子文件也需要在文件形成部门经过一段时间的积累并加以鉴定和整理,因此电子文件的介质归档时间可与纸质文件相同,即管理性文件在次年年初归档,技术文件在项目完成后归档。公司档案室应当将归档后的电子档案建立脱机保存的备份。
八、档案室的档案管理系统应当采取稳妥的身份识别、权限控制、防计算机病毒及攻击等技术措施,以确保电子档案的真实性、完整性、安全性和可识别性。电子档案形成时,应当同公文处理系统自动产生相关的原数据和背景信息,在拟制、流转等到过程中及时进行跟踪、检查和补充,并随同电子文件一并归档。
九、电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文,制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档,并使两者建立互联。
十、电子公文形成部门应当在电子公文归档时对相关项目进行检查,检查项目包括:与纸质公文核对内容、签章、审核电子公文收发登记表、及相关的著录条目等,确保电子公文及相关的信息和软件无缺损且未被非正常改动,电子公文与相应的纸质公文内容及其表现形式一致,处理过程无差错。
十一、电子公文归档要求:归档电子公文格式应当符合《电子文件归档与保管规范》(GB/T18894—2002)。第一、完整齐全;第二、真实有效;第三、整理、编辑、划分保管期限;第四、统一规定载体形式、质量要求;第五、防病毒;第六、编制说明。归档电子公文应当存储到符合保管要求的载体上。归档保存的电子公文一般不加密、不压缩,必须加密、压缩的电子公文应当与其解密软件、解压缩软件和说明文件一同归档。
十二、归档电子公文鉴定:
文件形成单位在移交电子文件之前,档案保管部门在接收电子文件之前,均应对归档的每套载体及其技术环境进行检验,合格率达到100 %时方可进行交接。
 
检验项目如下:
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载体有无划痕,是否清洁;
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有无病毒;
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核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续;
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核实登记表、软件、说明资料等是否齐全;
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对特殊格式的电子文件,应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。
    
归档前应由文件形成部门按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验,并由负责人签署审核意见,检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》。如果文件形成部门采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性,则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。    档案保管部门验收合格,完成《归档电子文件移交、接收检验登记表》的填写、签字、盖章环节。登记表一式2份,一份交电子文件形成单位,一份由档案保管部门自存。
   
十三、归档的电子公文,应当按本单位档案分类方案进行分类、整理,并备份拷贝至耐久性好的载体上,一式3套,一套封存保管,一套异地保管,一套提供利用。
十四、归档电子公文参照《档案著录规则》(DA/T18—1999)进行著录,同时按照保证其真实性、完整性和有效性的要求和相关标准与规范,补充电子公文特有的著录项目和其他标识,并将结果制成机读目录和纸目录。
十五、归档电子公文的保管:
归档电子公文载体应当使用专门设备集中保存,不同套别的载体要分开保管。第一、保管环境应当远离强磁场、强热源,与有害气体相隔离,防光、防尘、防磁、防有害气体;第二、单片载体应当装盒,竖立存放,避免擦、划、触摸记录涂层和挤压。第三、保管环境温度控制在17—20℃,相对温度控制在35%—45%。
十六、按照《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)要求,本办法推荐采用的载体,按优先顺序依次为:只读光盘、一次写光盘、磁带等。不允许用软磁盘、U盘、移动硬盘作为归档电子公文长期保存的载体。
存储电子公文的载体或装具上应当贴有标签,标签上应当注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等,归档后的电子公文的载体应当设置成禁止写操作的状态。
十七、档案室应当在确保载体安全可利用的前提下,定期对电子公文进行可识别性检测和转存。对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验,抽样率不低于10%,如发现问题应当及时采取恢复措施。对磁性载体上的归档电文,每4年转存一次,原载体同时保留时间不少于4年。
十八、档案室应当加强对归档电子公文的管理,提供利用有密级要求的归档电子公文时,应当严格遵守国家有关保密的规定。采用联网方式提供利用的,应当严格实行“三网”隔离,采取稳妥的身份认定、权限控制,安装防火墙等技术措施,确保归档电子公文安全。
十九、超过保管期限的归档电子公文的鉴定和销毁,按照归档纸质文件的有关规定执行。对确认销毁的电子公文可以进行逻辑或物理删除,并应当由档案室列出销毁文件目录存档备查。


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