档案管理

 档案预案

档案管理工作突发事件应急预案

2016-10-28 15:28:33


一、 总则
(一)编制目的。
为切实做好公司的档案安全管理工作,有效预防、处理由于人为或自然因素引起的危及档案安全和严重干扰档案工作秩序的突发事件,确保库存档案的安全,最大限度地减少事件造成的损失,特编制本预案。
(二)编制依据。
根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局、中央档案馆《档案工作突发事件应急处置管理办法》、《河北省档案工作条例》、《河北交通投资集团公司档案管理工作突发事件应急预案》及国家有关档案工作的业务建设规范标准等,结合公司档案管理工作实际,制定本预案。
(三)适用范围。
本预案适用于公司可能或已经发生的影响档案保管安全的暴雨、洪灾、雪灾、龙卷风、高温、雷击、地质、地震、火灾及其他突发性的重大灾害,以及需要由上级档案部门负责或协助处理的突发事件的应急处理工作。
(四)工作原则。
预防和有效处置档案管理工作突发事件,坚持以人为本、档案优先,统一指挥、各负其责,以防为主、平战结合,科学依法、果断处置的原则,使突发事件应急处置工作制度化、程序化、规范化。
二、组织机构和职责
(一)应急指挥机构及职责。
1.成立公司档案管理工作突发事件领导小组(以下简称“领导小组”),由公司总经理担任组长,综合管理部部长担任副组长,成员包括各部室负责人。其主要职责是:
(1)负责组织、协调和指挥突发事件应急处置工作,决定启动或终止本预案。
(2)负责组织和派员现场指导,做好与其他部门的协调工作。
(3)负责指挥做好善后处理工作。
2.领导小组下设办公室,办公室设在公司综合管理部。其主要职责是:
(1)负责日常档案安全信息监测、采集、汇总、分析。
(2)负责组织应急预案的宣传、培训和演练。
(3)负责提出档案管理应急处置工作方案。
(4)负责在突发事件发生后,及时报警,并维护好现场
(5)负责向领导小组报告,提出预警及预案启动的建议。
(6)负责在专业救灾部门未到达前组织人员进行救灾。
(7)负责做好已疏散和抢救档案的安全保卫工作。
(8)承办领导小组交办的其他事项。
(二)协调机构。
在发生重大突发事件时,领导小组应与辖区公安、消防等有关部门建议处置档案突发事件联络协调机制,在启动本预案时统一行动、密切配合,提高应急处置效率。
三、 突发事件的分类分级
根据突发事件的性质、严重程序和影响范围,将档案管理工作突发事件分为Ⅰ级、Ⅱ级、Ⅲ级三个响应等级。
(一)Ⅰ级(重大突发事件)。
已经或可能导致档案受到严重损毁、库房崩坍、人员伤害等情况发生,包括地震、火灾、水灾、爆炸等引发的重大灾害或出现档案被盗、泄密事件,并造成重大影响。
(二)Ⅱ级(较大突发事件)。
已经或可能导致档案或档案设施遭受损失的情况发生,包括局部爆炸、火灾、水灾等引发的一般性灾害事件或已出现档案被盗、泄密等事件。
(三)Ⅲ级(一般突发事件)。
档案库房出现烧烤异味、轻微进水、局部发生异常、设备设施出现一般故障等。
另外,应根据国家有关规定和公司档案管理工作实际,适时对突发事件分级作出调整。
四、预警和预防机制
(一)应急准备。
领导小组办公室应定期研究档案管理工作突发事件应急处置工作,建立和完善应急组织体系,加强应急队伍建设,加强档案安全管理和突发事件有关知识的宣传教育,开展档案安全防护设备、应急救援器材的监督检查工作,防患于未然。
(二)预警预防行动。
1.档案管理人员要每天对档案库房进行安全检查,定期对灭火设施进行检查,使其保持良好状态。
2.建立突发事件预警机制,指定专人负责突发事件的日常监测工作,对于监测到的突发事件苗头,应立即向领导小组办公室或领导小组报告。
3.领导小组或领导小组办公室接到有关报告后,应及时确定应急方案,并通知有关单位、部门,按照本预案积极做好应急准备。
五、应急响应
(一)事件报告。
1.如遇突发事件,现场档案管理人员应及时报告本部门负责人。报告可采用电话等应急报告形式,但随后应形成书面事件报告材料。
2.事件报告内容。
(1)事件发生或可能发生的时间、地点、类别、影响范围。
(2)事件发生的简要经过、结果,档案损失情况的初步估计。
(3)事件原因分析。
(4)事件发生后采取应急处置措施及事件控制情况。
(5)其他需要报告的有关事项等。
(二)启动应急响应。
1.启动Ⅰ级响应。
由领导小组组长率小组成员指导应急处置和调查工作。处置措施如下:
(1)及时报警,并成立事故现场指挥小组,负责统一指挥、协调有关单位 、部门的工作。
(2)关闭档案库房总控电源。
(3)及时疏散滞留在档案库房内的相关人员。
(4)组织社会救援力量救援;在社会救援力量到达前,维护现场秩序,开展力所能及的自救及现场的安全保卫工作。
(5)在社会救援力量到达后积极配合抢救工作,提供档案分布、房屋结构等信息,按照保管期限从长到短的顺序将档案抢救和转移至临时安全安置场所,实施紧急避险。
(6)对于受损档案,特别是受水淹档案,应及时采取相应措施,避免灾情进一步扩大。
(7)发生档案被盗或泄密事件,应立即保护现场,严禁无关人员出入,积极配合有关部门开展调查取证工作。
2.启动Ⅱ级响应。
由领导小组副组长负责,率领领导小组办公室成员开展应急处置和调查工作。处置措施如下:
(1)组织有关人员查勘或立即报警。
(2)关闭档案库房总控电源。
(3)及时疏散滞留在档案库房内的相关人员。
(4)组织档案人员及保卫等有关部门及人员参加抢险。
(5)根据灾情,按照保管期限从长到短的顺序将档案抢救和转移至临时安全安置场所,实施紧急避险。
(6)对于受损档案及时进行处置,避免灾情进一步扩大。
3.启动Ⅲ级响应。
由公司档案管理员负责应急处置和调查工作。处置措施如下:
(1)档案管理人员立即进行安全检查,通知相关人员协助排除险情。
(2)关闭档案库房总控电源,通知有关人员对设备和线路进行检查、维修,防止火灾、水灾事故发生。
(3)如发生水灾,组织相关人员排除档案库房进水。
(三)响应结束。
事态平息,现场恢复正常秩序,环境符合有关标准,导致次生、衍生事件隐患消除后,经现场指挥机构批准,现场应急响应结束。
六、后期处置工作
(一)灾情核定及报送。
突发事件发生后,领导小组办公室应迅速核实灾情,向上级档案管理部门报告,并立即组织人员现场核实、评估灾情。报告内容主要包括:突发事件发生时间、背景;档案、资料、人员和其他财产损失情况;事件处置工作情况等。
(二)紧急转移安置。
接到重大突发事件预警后,在领导小组统一领导下,领导小组办公室应按照有关救灾部门的要求 ,按指定路线将档案转移到临时安全安置场,实施紧急避险。
(三)档案抢救保护。
档案资料转移后,领导小组办公室应做好档案资料安全防护工作。同时,视灾情严重程序及事件的发展情况,及时向上级档案管理部门汇报,申请给予救灾支援。
(四)善后处置。
应急处置结束后,按照有关规定,做好善后处置工作,领导小组办公室应及时进行突发事件的安全分析、提出加强和改进同类事件应急处置工作的意见和建议。工作结束后,以书面形式上报上级档案管理部门。另外,应组成调查组,及时对事件的起因、性质、影响、责任、经验教训等进行调查评估。属于责任事件的,应对负有责任的单位和个人提出处理意见。
七、应急处置保障措施
(一)物资准备。
应按照档案馆建筑设计规范的要求,在档案库房设置必要的安全防护设施,配备自动报警、灭火、除湿、防火、防水等必要的档案安全保护设备和器材。
(二)人力准备。
领导小组办公室应组织救灾队伍,建立健全与武警、公安、消防等专业救援队伍的联动机制,依托专业救灾人员,培养和训练自救队伍;当突发事件发生时,能够协助专业救灾部门开展自救互助,最大限度地减少灾害损失。
(三)宣传培训。
领导小组办公室应积极组织开展安全教育,有组织、有计划地对档案室工作人员和邻近相关人员进行防灾减灾知识和技能培训,宣传应急法律法规和预防、避险、避灾、自救、互救常识,增加防灾减灾意识。
(四)实战演练。
为提高应急处置能力,积累实战经验 ,领导小组办公室应进一步明确有关人员的应急处置岗位、职责,并要求其熟练掌握消防器材的存放位置、使用方法等,真正做到责任到人、措施到位、方法得力。定期开展应急处置实战演练,锻炼队伍,提高安全防范意识,确保应急处置能够正常运转。
(五)奖惩与责任追究。
对在突发事件应急处置工作中做出突出贡献的先进集体和个人,应给予表彰和奖励。对迟报、谎报、瞒报、和漏报突发事件重要情况或者在应急处置工作中有其他失职、渎职行为的,应依法依规对有关责任人进行追究。
八、附则
本预案由公司综合管理部解释,并适时进行修订和完善。


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